Verwenden Sie Aktivitätsprotokolle, um Ihr Potenzial auszuschöpfen und die Produktivität zu maximieren

Darryl Bachmeier
Sep 2, 2019
Produktivität


Haben Sie jemals Schwierigkeiten gehabt, Ihren Fokus aufrechtzuerhalten, während Sie die wichtigste Aufgabe bewältigten, die Sie tagsüber erledigen sollten? Oder vielleicht ist es an der Zeit, von der Arbeit abzusteigen, und Sie öffnen Ihre Aufgabenliste, um so viele ungeprüfte Kästchen zu finden und sich zu fragen: Was habe ich den ganzen Tag getan?

Jeden Tag ringen und kämpfen die meisten von uns mit der Zeit, um das Beste daraus zu machen und so viel produktive Arbeit wie möglich zu leisten. Wir stellen jedoch fest, dass wir unsere Arbeit nicht rechtzeitig abschließen können, uns nicht auf die schwierigeren Teile konzentrieren können und im Allgemeinen hinter dem Zeitplan zurückbleiben.

Aktivitätsprotokolle können uns helfen, besser zu verstehen, wo unsere Zeit tagsüber verbracht wird und für welche Aktivitäten wir am Ende zu viel Zeit verschwenden. Lassen Sie uns genauer untersuchen, was Aktivitätsprotokolle sind, wie Sie davon profitieren können und wie Sie sie implementieren.

Was ist ein Aktivitätsprotokoll?

Ein Aktivitätsprotokoll ist einfach eine genaue und detaillierte Aufzeichnung der Aktivitäten, die Sie im Laufe Ihres Tages ausführen, um zu verstehen, wie Sie die 24 Stunden eines jeden Tages zuweisen. Stellen Sie sich das als Zeiterfassung vor: Wenn Sie zu Beginn Ihres Tages 30 Minuten damit verbracht haben, Ihre E-Mails zu lesen, notieren Sie dies in Ihrem Protokoll.

Neben der Aktivität und ihrer Dauer markieren Sie auch die Priorität der von Ihnen ausgeführten Aufgabe. Zum Beispiel würde die Arbeit an einem wichtigen Projekt die Priorität A haben, während das Surfen im Internet nach lustigen Videos die Priorität C haben würde.

Schließlich können Sie zu jeder Aktivität, in der Sie über Ihre Energieniveaus schreiben, während Sie diese Aktivität ausführen, auch einen Kommentar hinzufügen. Wenn Sie ein schwieriges Problem gelöst haben, können Sie notieren, wie „es ein Kinderspiel war“. Wenn Sie Schwierigkeiten hatten, wach zu bleiben, während Sie versuchten, tief nachzudenken, können Sie aufschreiben, dass Sie „am Rande von Arbeit und Schläfrigkeit schwankten“.

Wenn Sie dieses Protokoll mindestens eine Woche lang konsistent erstellt haben, können Sie sich hinsetzen und sich auf die Magie vorbereiten: Das Protokoll sagt Ihnen alles, was falsch (und richtig) darüber ist, wie Sie Ihre Zeit täglich nutzen.

Warum sollten Sie ein Aktivitätsprotokoll erstellen?

Sie könnten versucht sein zu denken: aber ich weiß bereits, was ich meine Zeit damit verbringe, warum sollte ich alles explizit aufschreiben?

Der Grund, alles aufzuschreiben, ist, dass es für unseren Verstand schwierig ist, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Zeit wir für all unsere täglichen Aktivitäten aufgewendet haben, und es auch damit zu vergleichen, wie viel wir tatsächlich dafür ausgeben sollten.

Denken Sie darüber nach: Wenn Sie Ihr Büro verlassen, haben Sie ein Gefühl dafür, wie Ihr Tag war, aber Sie können nicht darauf hinweisen, warum Ihr Tag nicht besonders produktiv war, wenn dies das Gefühl ist, das Sie bekommen. Ihr Verstand kann das Gesamtbild erfassen, aber die Details nicht vergrößern.

Hier kommen Aktivitätsprotokolle ins Spiel: Sie dienen als permanenter Speicher, in dem Sie jedes Detail zu jeder Minute Ihres Tages finden. Mit diesen Informationen können Sie dann mit der Analyse von Mustern beginnen und herausfinden, wie unproduktiv Sie mit Ihrer Zeit sind.

Sie können beispielsweise feststellen, dass Sie zu Beginn eines jeden Tages 40 Minuten damit verbringen, die Nachrichten mit Ihren Kollegen bei einer Tasse Kaffee zu besprechen, oder dass Ihr Tag voller vorrangiger C-Aufgaben ist und Sie nur zu Ihrer Priorität kommen 'A' Arbeit, wenn es Zeit ist zu gehen.

Indem Sie diese Muster identifizieren, können Sie Maßnahmen ergreifen, um sie zu beseitigen. Sie vermeiden diese Nachrichtendiskussionen und sehen eine sofortige Verlängerung Ihrer Arbeitszeit um 40 Minuten. Sie können Ihren Tag so umstrukturieren, dass Sie morgens Aufgaben mit hoher Priorität erledigen und den größten Teil Ihrer Arbeit mit niedriger Priorität delegieren.

In der Tat erhalten Sie eine höhere Produktivität, ein besseres Verständnis Ihrer Zeit, weniger Aufgaben mit geringem Wert in Ihrem Zeitplan, mehr Wertschätzung für den Wert Ihrer Zeit und letztendlich eine bessere Leistung.

Wie können Sie das Beste aus Ihrem Aktivitätsprotokoll herausholen?

Befolgen Sie 3 Grundprinzipien

Sie werden Ihr für Sie nützliches Aktivitätsprotokoll nicht finden, wenn es voller stundenlanger Lücken, falscher Dauer und fehlender Details ist. Sie müssen diese drei Grundprinzipien befolgen, um Ihr Zeitmanagement erfolgreich zu verbessern: Ehrlichkeit, Sorgfalt und Beständigkeit.

Dies bedeutet, dass Sie es auch dann genau aufschreiben müssen, wenn Sie sich schämen, dass Sie eine Stunde beim Surfen auf YouTube verschwendet haben, als Sie hätten arbeiten sollen. Selbst wenn Sie sich faul fühlen oder einen anstrengenden Tag haben, müssen Sie sich eine Auszeit nehmen, um Ihr Aktivitätsprotokoll auszufüllen und alle Details zu vervollständigen. Dies ist wichtig, wenn Sie möchten, dass das Protokoll zu Ihren Gunsten funktioniert und keine weitere Zeitverschwendung darstellt.

Verschiedene Aspekte analysieren

Stellen Sie sich diese Fragen, während Sie Ihr Aktivitätsprotokoll analysieren. Jedes gibt Ihnen nützliche Einblicke, die Sie in Ihren Alltag umsetzen können:

  • Welche unproduktiven Aktivitäten führen Sie aus, die Ihre Zeit verschlingen und im Allgemeinen keinen Nutzen haben? Zum Beispiel Spam-E-Mails lesen und endlos durch Ihren Twitter-Newsfeed scrollen.
  • Welchen Teil Ihrer Zeit beanspruchen Unterbrechungen wie dringende Anfragen, Besucher und Besprechungen? Wie viel davon hätten Sie vermeiden können?
  • Welcher Teil Ihrer Zeit wurde verschwendet, nur weil Sie nicht rechtzeitig geplant haben? Sind Sie unvorbereitet in ein Projekt gesprungen und haben in die falsche Richtung gearbeitet, bevor Sie jemand korrigiert hat?
  • Zu welcher Tageszeit fühlen Sie sich voller Energie und Kreativität? Wann schlüpfen Sie in Lethargie und Schläfrigkeit?
  • Welche Aktivitäten genießen Sie und freuen sich am meisten?

Sie haben nur so viel Zeit - setzen Sie es mit Bedacht ein

Wir haben alle 24 Stunden am Tag und verbringen ein Drittel davon (im Durchschnitt) mit Schlafen. Umso wichtiger ist es, dass wir seinen Wert schätzen und Thomas Edison Beachtung schenken:

Zeit ist wirklich das einzige Kapital, das ein Mensch hat, und das einzige, was er sich nicht leisten kann, zu verlieren.

Es ist Zeit, dass Sie die Kontrolle über Ihre Zeit übernehmen - das ist der einzige nachgewiesene Weg zum Erfolg!

2020 © Zenbo Services Ltd. All rights reserved.